GPS su auto aziendali e privacy: ecco cosa dice la legge

L’utilizzo di GPS sulle auto aziendali solleva questioni delicate, che investono la sicurezza degli asset aziendali e il diritto di ciascuno alla privacy.

Abbiamo già affrontato il problema dei controlli a distanza sui dipendenti. Le telecamere sul luogo di lavoro possono essere collocate solo a certe condizioni: esigenze organizzative e produttive, tutela del patrimonio aziendale, sicurezza.

Le microcamere spia non sono gli unici strumenti di controllo sul luogo di lavoro.

La localizzazione GPS dei dipendenti è una pratica sempre più diffusa. Resta da capire se sia o meno lecito installare tracker satellitari sulla flotta aziendale.

Sul problema è intervenuto il Jobs Act, che ha integrato il contenuto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Anche la Corte d’Appello di Roma si è pronunciata, con una sentenza molto importante.

Vediamo cosa dice la normativa sulla installazione di localizzatori GPS sulle auto aziendali, quali sono i diritti dei dipendenti e quali gli obblighi dei datori di lavoro.

I controlli legittimi del datore di lavoro sui dipendenti

I dipendenti di una azienda o una organizzazione possono essere dotati, dal datore di lavoro, di strumenti per eseguire i compiti a cui sono assegnati. Per esempio: smartphone, tablet, PC, telepass, un veicolo aziendale ecc.

La normativa stabilisce che il titolare può esercitare controlli su questi strumenti. Per giunta, senza l’autorizzazione della rappresentanza sindacale o dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Ciò non comporta alcuna violazione della privacy, a patto che:

• al dipendente siano state spiegate le condizioni a cui accede all’utilizzo di questi dispositivi, inclusa la possibilità che siano eseguiti controlli;
• il datore di lavoro rispetti la normativa sulla privacy, non divulgando eventuali informazioni riservate a cui dovesse accedere in fase di controllo;
• lo strumento in questione non sia stato modificato dal datore di lavoro per spiare il lavoratore.

Rispettando queste tre norme, il titolare può, per esempio, leggere le mail del dipendente inviate con il PC aziendale, controllare il tablet o lo smartphone, verificare gli accessi autostradali con il telepass aziendale ecc.

Sono possibili deroghe alle presenti modalità di controllo, previo accordo con sindacati o Ispettorato del lavoro.

➝ Leggi anche: Dove nascondere un localizzatore satellitare in auto

Localizzazione GPS dei dipendenti: è lecita?

L’installazione di localizzatori GPS sulle auto aziendali può rispondere a molteplici esigenze. Organizzative, di tutela dei mezzi, assicurative, produttive.

In alcuni casi, prima di installare il localizzatore satellitare è necessario l’accordo preventivo con il sindacato o l’Ispettorato del lavoro, in altri no. Il dipendente deve comunque essere sempre informato della presenza del dispositivo di controllo a bordo del mezzo.

• Se il tracker GPS è fondamentale o funzionale allo svolgimento dell’attività lavorativa, o addirittura previsto dalla legge (per esempio, per il trasporto di valori superiori a 1,5 milioni di euro), non è necessario alcun accordo.
• Se l’installazione del GPS avviene per esigenze produttive, assicurative, di sicurezza sul lavoro, allora l’accordo è necessario.

Ricapitolando:

senza l’approvazione del sindacato o, in assenza di questo, dell’Ispettorato del lavoro, non è possibile installare un localizzatore GPS sull’auto (o il mezzo) aziendale per ragioni produttive o non strettamente connesse allo svolgimento dell’attività.

Il principio è stato ribadito dalla Corte d’Appello di Roma, e porta con sé una importante conseguenza.

Ovvero: le sanzioni comminate dall’azienda al dipendente di cui è stata accertata un’infrazione grazie al GPS installato illecitamente non sono valide.

Detto altrimenti: un dipendente non può essere licenziato, multato o punito in altro modo a seguito di un comportamento scorretto accertato tramite GPS installato in modo illegale.

Anche l’Autorità garante della Privacy ha indicato alcuni adempimenti per i datori di lavoro.

Già nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, l’Authority specificava che i veicoli aziendali dotati di localizzatore devono recare la vetrofania “Veicolo sottoposto a localizzazione” o comunque avvisi ben visibili al lavoratore.

In un provvedimento successivo (n. 232 del 18 aprile 2018), ha indicato ulteriori prescrizioni:

• se la localizzazione è attiva deve essere segnalata al lavoratore con apposita icona;
• il tracciamento deve essere disabilitato durante le pause lavorative previste;
• la posizione geografica dev’essere oscurata nella centrale operativa dopo un certo periodo di inattività dell’operatore.

GPS su auto aziendali a uso promiscuo

Finora ci siamo occupati delle auto aziendali in uso al dipendente per ragioni strettamente lavorative.

Esiste, però, un’altra categoria di mezzi aziendali, cosiddetti “a uso promiscuo”. Si tratta di veicoli in dotazione al dipendente che è possibile adoperare anche al di fuori dell’orario di lavoro, per scopi personali.

E’ il caso, ad esempio, dei commerciali, a cui le vetture vengono concesse come fringe benefit.

In questo caso, i rischi per la privacy diventano ancora più rilevanti. Per questo motivo, fermo restando il rispetto delle normative già richiamate, il dipendente deve poter spegnere il GPS mentre utilizza il mezzo per motivi personali.

Localizzazione GPS e GDPR: gli obblighi dell’azienda nel trattamento e nella protezione dei dati personali

Analizziamo ora la questione relativa al trattamento dei dati personali ricavati dall’attività di geo-localizzazione.

Quando i dati sulla posizione sono riconducibili a un individuo, entra in gioco la normativa sulla GDPR.

Nel caso delle auto aziendali con localizzatori, i datori di lavoro dovranno effettuare una valutazione di impatto del trattamento dei dati. Si tratta di un processo in cui vengono analizzati i seguenti punti:

• modalità del trattamento dei dati;
• finalità perseguite e il legittimo interesse dell’azienda;
• i rischi e le misure previste per affrontarli.

Dovranno inoltre essere stabilite le misure organizzative. Nel dettaglio:

• l’individuazione di un responsabile del trattamento dei dati (il fornitore del software di tracciamento);
• la data retention, ovvero i tempi di conservazione dei dati trattati;
• l’individuazione dei profili autorizzati ad accedere ai dati con l’indicazione delle operazioni che possono svolgere.

In generale, i dati dovranno essere trattati secondo i principi stabiliti dal Regolamento UE 2016/679: liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.

I dati dovranno essere utilizzati nel rispetto del dipendente e in pertinenza alle finalità aziendali.

I lavoratori, infine, dovranno essere informati tramite una apposita informativa sul trattamento.